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Gestión de la información
Estructura básica de organización y custodia de la información manejada.
Contenido:
Copias de seguridad y protección ►
Registro del flujo de información ►
Estructura básica
La documentación en una oficina técnica siempre debe estar estructurada, compartida y custodiada. La estructura debe ser flexible para admitir futuros productos y nuevos formatos.
Una mala gestión de ésta información generaría: Perdida de información vital, duplicación de documentos, imposibilidad de encontrar información antigua para justificar alguna acción, imposibilidad de controlar y actualizar la información enviada al exterior/interior, etc.
Atendiendo a la procedencia de la información a manejar, ésta puede ser:
● Entrada
○ Interna
○ Externa
● Propia
● Salida
○ Interna
○ Externa
En una oficina técnica se genera y comparte mucha información: mediciones, cálculos, planos, informes, memorias, comunicaciones, etc., siendo su archivo de crucial importancia para justificar las decisiones y modificaciones tomadas ante futuros problemas.
Siempre se realizará una copia exacta de la información enviada tanto en soporte digital como en papel, al menos una representación de ésta.
Propuesta de estructura básica de gestión de información:
● Nombre de las carpetas:
Es recomendable tener la estructura de carpetas creada y vacía o con los archivos mínimos necesarios. En cada proyecto nuevo, sólo sería necesario copiar la estructura en el lugar indicado y renombrar las carpetas. No eliminar las carpetas vacías facilitará el mantenimiento de la estructura organizativa en futuras actuaciones sobre el proyecto.
Pincha sobre el icono para descargar la estructura básica de carpetas.
00000 EMPRESA
Disponer de una base de datos con las empresas y proyectos ayudará a las gestiones futuras. Ésta puede ser desde un Excel básico a una Base de datos propiamente dicha. El ID (00000) que se introduzca en el listado es el que pondremos en los nombres.
00000 PROYECTO
01Doc
Cálculos
Contratos
Fotos
Mediciones
Memorias
Ofertas
Planos
..
02Recibida
Crear subcarpetas con el nombre ‘aammdd DESTINATARIO asunto breve’ (aa -> dos últimas cifras del año, mm -> dos cifras del mes, dd -> el día con dos cifras) dentro de las siguientes subcarpetas o directamente creando subcarpetas en ‘02DocRecibida’.
Contratista
DeCampo
Propiedad
Proyectista
..
03Enviada
Estructura similar a ‘02DocRecibida’.
● Nombre de los archivos:
EMPRESA_PROYECTO_AsuntoBreve_aammdd_00.xxxx
EMPRESA: Índice numérico según una base de datos o abreviatura que identifique al cliente.
PROYECTO: Índice numérico según una base de datos o abreviatura que identifique el proyecto.
AsuntoBreve: Breve descripción del contenido
Un criterio puede ser poniendo la primera letra en mayúsculas y sin espacios. Por ejemplo: Mediciones de las tierras de abril -> MedTierAbril.
No es recomendable utilizar nombres largos en las carpetas y archivos para evitar errores que pueden aparecer en el caso de desplazarlos o copiarlos en otras rutas más largas.
aammdd: fecha (aa -> dos últimas cifras del año, mm -> dos cifras del mes, dd -> el día con dos cifras)
00: Revisión del documento
xxxx: Extensión del archivo
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Copias de seguridad y protección
Es necesario crear una política de copia de seguridad, teniendo especial cuidado en la protección de los datos para cumplir la LOPD.
Es recomendable utilizar sistemas de copia de seguridad de dispositivos móviles o de las memorias de los instrumentos para evitar la pérdida de datos por avería, extravío, robo, etc.
Características básicas de las copias de seguridad:
● La copia de seguridad debería estar en un lugar físico diferente a donde se trabaja con la información.
● La periodicidad deberá ser acorde con la actualización de la información manejada, para evitar lo máximo posibles pérdidas.
Por ejemplo los sistemas ‘Dropbox’, ‘Google Drive’, etc., permiten manejar la información de forma colaborativa, dejan una copia en un servidor remoto y disponen de dispositivos de seguridad como: protección por usuario y contraseña, trazabilidad de la información, etc. Más sobre Dropbox en | Medios de comunicación e intercambio de información ► |
● Crear un sistema de control de duplicidades de documentos evitando su redundancia.
En el supuesto de trabajar en un entorno colaborativo donde el sistema es asíncrono o no permite manejar a varios usuarios un mismo documento a la vez , el usuario que vaya a trabajar sobre un archivo dejará una copia en el lugar compartido, editando el nombre y añadiendo al final unas siglas o cifras que le identifique, por ejemplo añadiendo al nombre ‘_CS001’.
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Registro del flujo de información
Una buena política será el control de la entrada y salida de documentación, adjuntando a la copia custodiada la mayor información implícita, como por ejemplo:
● Nombre del fichero (según los criterios indicados anteriormente).
● En el interior del documento, en cada hoja:
○ Nombre del Fichero
○ Página y total de páginas del documento (Ej: 1 de 10)
○ Fecha de impresión
○ Autor del documento
● Registro del medio utilizado: hoja de registro de la salida o entrega, email, etc.
Pincha sobre el icono para descargar ejemplos de hojas de registro.
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